Fallbeispiel: den Prime Cost in 90 Tagen um 6 Punkte senken
Fallbeispiel mit zusammengesetzten Zahlen: ein Restaurant mit 60.000 USD Monatsumsatz, 68 % Prime Cost und ein 90-Tage-Plan, um Marge zurückzugewinnen, ohne das Gästeerlebnis zu zerstören.
In diesem Artikel
Hinweis: Dies ist ein Fallbeispiel mit zusammengesetzten Zahlen. Es beschreibt keinen echten Kunden und verspricht keine Ergebnisse. Es zeigt, wie Diagnose, Hebel und Messung zusammenhängen.
Der Ausgangspunkt
Ein unabhängiges Restaurant mit Vollservice, 60.000 USD Umsatz pro Monat und 42 Mitarbeitenden in Service und Küche. Der Inhaber wusste, dass „die Kasse nicht stimmte“, aber er hatte keine einzige Kennzahl dafür.
Die Berechnung des Prime Cost ergab:
| Posten | Betrag | Anteil am Umsatz |
|---|---|---|
| Umsatz | 60.000 USD | 100 % |
| Wareneinsatz | 20.400 USD | 34 % |
| Personalkosten | 20.400 USD | 34 % |
| Prime Cost | 40.800 USD | 68 % |
| Miete + Fixkosten | 12.000 USD | 20 % |
| EBITDA (circa) | 7.200 USD | 12 % |
Das Ziel waren 62 %. Die Lücke: 3.600 USD pro Monat, 43.200 USD pro Jahr. Es war kein Problem des „mehr Verkaufens“, sondern ein Margenproblem.
Die ersten zwei Wochen: messen, ohne etwas zu ändern
Die Versuchung war, überall zu kürzen. Stattdessen hat das Team gemessen:
- Wareneinsatz pro Gericht bei den zwölf meistverkauften Gerichten.
- Schwund bei Proteinen und Gemüse über eine Woche.
- Stunden pro Schicht und Umsatz pro Stunde.
- Preise der fünf wichtigsten Lieferanten.
- Rabatte und Freigerichte.
Sie fanden drei Dinge heraus:
- Die Proteinportion war 12 % größer als im Rezept.
- Zwei Lieferanten hatten die Preise erhöht, ohne dass die Kalkulation aktualisiert wurde.
- Die Abendschicht war genauso besetzt wie die Mittagsschicht, obwohl sie 40 % weniger Umsatz machte.
Wochen 3–6: Portionen und Rezepte
Das Küchenteam hat die Portionen über fünf Services hinweg gewogen. Es brachte das Protein auf die Rezeptmenge und standardisierte die Beilagen. Die Qualität des Produkts blieb gleich; verändert wurde die Konstanz.
Außerdem aktualisierte es die Kalkulation der Gerichte mit den tatsächlichen Preisen und fand zwei Gerichte, die sich gut verkauften, aber einen Wareneinsatz von 38 % hatten. Eines wurde umgestellt, das andere von der Speisekarte genommen.
Teilergebnis: Wareneinsatz von 34 % auf 32,4 %. Ersparnis: 960 USD pro Monat.
Wochen 7–10: Lieferanten und Einkauf
Der Inhaber holte Angebote von drei Lieferanten für die fünf wichtigsten Warengruppen ein. Er wechselte nicht alles: Er verglich den Ertrag, nicht nur den Kilopreis. Ein Lieferant mit niedrigerem Kilopreis kann pro Portion teurer sein, wenn mehr Schwund entsteht.
Er verhandelte zwei Verträge neu und wechselte einen. Außerdem kaufte er einige Zutaten gemeinsam mit einem anderen Restaurant aus der Gegend ein. Der Wareneinsatz sank auf 31,5 %.
Ersparnis kumuliert: 1.500 USD pro Monat.
Wochen 11–12: Schichten
Mit den Umsatzzahlen pro Stunde passte das Team die Abendschicht an: weniger Stunden in den ruhigen Zeiten, mehr Unterstützung im Stoßgeschäft. Niemand wurde entlassen; die Zeiten wurden neu verteilt und Überstunden reduziert.
Personalkosten von 34 % auf 30,5 %. Ersparnis: 2.100 USD pro Monat.
Das Ergebnis
| Posten | Vorher | Nachher | Differenz |
|---|---|---|---|
| Wareneinsatz | 34,0 % | 31,5 % | −2,5 Pp. |
| Personalkosten | 34,0 % | 30,5 % | −3,5 Pp. |
| Prime Cost | 68,0 % | 62,0 % | −6,0 Pp. |
| Ersparnis pro Monat | — | — | 3.600 USD |
| Ersparnis pro Jahr | — | — | 43.200 USD |
Das EBITDA stieg von 12 % auf 18 %, ohne Preiserhöhung und ohne Änderung des Wertversprechens.
Was nicht funktioniert hat
- Die Proteinportion zu kürzen und mit mehr Beilage auszugleichen: Die Gäste merkten es, und die Beschwerden nahmen zu.
- Beim billigsten Lieferanten zu kaufen, ohne den Ertrag zu messen: Der Wareneinsatz sank auf dem Papier und stieg in der Praxis.
- Eine ganze Schicht zu streichen: Der Service brach im Freitagsstoß zusammen, und eine große Reservierung ging verloren.
Was funktioniert hat
- Erst messen, dann eingreifen.
- Wareneinsatz und Personalkosten getrennt betrachten.
- Zuerst die Konstanz angehen, nicht den Preis.
- Lieferanten nach Ertrag vergleichen.
- Schichten mit Daten anpassen, nicht nach Bauchgefühl.
- Das Ergebnis alle 30 Tage messen.
So übertragen Sie es auf Ihr Restaurant
Wenn Ihr Prime Cost außerhalb des Rahmens liegt:
- Berechnen Sie Ihren Ausgangspunkt mit dem Prime-Cost-Rechner.
- Wählen Sie für die nächsten 30 Tage einen einzigen Hebel.
- Legen Sie eine Kennzahl und ein Datum für die Überprüfung fest.
- Ändern Sie nicht drei Dinge gleichzeitig: Sie werden nicht wissen, was gewirkt hat.
Häufige Fragen
Ist dieser Fall echt?
Nein. Es ist ein Fallbeispiel mit zusammengesetzten Zahlen, um die Methode zu erklären. Wir verwenden keine Namen oder Kundendaten ohne Erlaubnis.
Lässt sich der Prime Cost senken, ohne die Preise zu erhöhen?
Ja, wenn es Spielraum bei Portionen, Schwund, Lieferanten oder Schichten gibt. Ist das Problem struktureller Art (Miete, Modell, Volumen), müssen vielleicht auch Preise oder Format überprüft werden.
Wie lange dauert es?
Das hängt von der Ursache ab. Anpassungen bei Portionen und Lieferanten sind in 30–60 Tagen sichtbar; Änderungen bei Schichten und Kultur dauern länger. Wichtig ist, zu messen und nicht alles gleichzeitig zu ändern.
