Prime cost: el número que decide si tu restaurante gana dinero

El prime cost es el indicador que más rápido te dice si el restaurante tiene margen. No es contabilidad sofisticada: es la suma de lo que gastas en comida y en personal, dividida entre lo que vendes. Si ese número se sale de rango, el resto del negocio lo termina sintiendo.

La ventaja es que puedes calcularlo cada semana, con datos que ya tienes. La dificultad es que un promedio bien puede esconder platos, turnos o locales que pierden dinero. Por eso conviene mirarlo con método y bajar al detalle cuando se mueve.

Qué es exactamente el prime cost

El prime cost combina las dos partidas que más pesan en la operación:

• Costo de comida: materia prima, bebidas y todo lo que se consume para producir lo que vendes.
• Costo de personal: salarios, cargas sociales, horas extra, beneficios y personal temporal.

La fórmula es:

Prime cost = (costo de comida + costo de personal) ÷ ventas × 100

Si vendiste 60.000 USD, gastaste 18.600 en comida y 19.200 en personal, tu prime cost es:

(18.600 + 19.200) ÷ 60.000 × 100 = 63%

Ese 63% significa que de cada 100 USD que entran, 63 se van en comida y equipo. Con el 37% restante pagas alquiler, servicios, marketing, impuestos, deuda y utilidad.

Cómo calcular el costo de comida real

No uses solo las compras del mes. El costo de comida de un periodo se calcula así:

Costo de comida = compras + inventario inicial − inventario final

Si compraste 19.000, empezaste con 2.000 y terminaste con 2.400, el costo es 18.600. La diferencia entre comprar y consumir importa: un inventario grande al final puede hacer que el mes parezca mejor de lo que es.

Para que el número sea comparable:

1. Usa el mismo periodo en ventas y compras.
2. Incluye bebidas y no solo alimentos.
3. Registra las invitaciones y los descuentos por separado.
4. Cuenta la merma y el consumo del equipo.
5. Cierra inventario el mismo día de la semana.

Qué rango es normal

Para un restaurante independiente de servicio completo en LATAM, un rango orientativo es 60–65%. Pero el concepto manda:

• Una pizzería de alto volumen puede tener un food cost más bajo y un labor cost distinto.
• Un restaurante de alta cocina puede aceptar un food cost mayor si el ticket y el valor percibido lo sostienen.
• Un local con mucho delivery necesita mirar comisiones y packaging dentro del costo variable.

No copies una meta de otro restaurante. Usa el rango para hacer preguntas y define tu propio objetivo con tu estructura de costos.

Ejemplo: dónde se va el margen

Si el objetivo fuera 61%, la brecha sería de dos puntos: 1.200 USD al mes y 14.400 al año. Esa es la forma de convertir un porcentaje en una decisión.

Los errores que más caro cuestan

1. Mirar solo el food cost

Un food cost de 30% con un labor cost de 38% sigue siendo un prime cost de 68%. La comida no se arregla sola si el equipo está sobredimensionado o los turnos no coinciden con la demanda.

2. Comparar meses con inventarios distintos

Si un mes compras stock para dos semanas y el siguiente no, el porcentaje se mueve sin que la operación haya cambiado. Cierra inventario y compara periodos equivalentes.

3. Bajar calidad para bajar el número

Cambiar un proveedor puede mejorar el margen; cambiar la materia prima puede destruir la propuesta de valor. Antes de recortar, revisa rendimiento, merma y porciones.

4. No separar los platos que pierden

El promedio de 31% puede incluir un plato al 45% que se vende muchísimo. El prime cost agregado no sustituye la ingeniería de menú.

5. Medir una vez y no volver

El prime cost cambia con precios de proveedores, mezcla de ventas, horarios y equipo. Una foto mensual no es un sistema de control.

Un plan de siete días

1. Día 1: reúne ventas, compras, inventario inicial y final, y nómina del último mes cerrado.
2. Día 2: calcula el prime cost total y sepáralo en comida y personal.
3. Día 3: identifica los tres platos más vendidos y calcula su food cost real.
4. Día 4: revisa la merma de la semana y las porciones que no se están pesando.
5. Día 5: compara turnos con ventas por hora; busca horas extra y picos de personal.
6. Día 6: elige una palanca: proveedor, rendimiento, precio o turno.
7. Día 7: define cómo vas a medir el resultado y vuelve a calcular en 30 días.

Cómo usarlo con tu equipo

No presentes el número como una acusación. Preséntalo como un tablero compartido: “estamos en 63%, queremos llegar a 61%, esta semana probamos una acción”. El equipo de cocina puede aportar en merma y rendimiento; el de sala, en mezcla de ventas y sugerencias; administración, en compras y nómina.

La conversación semanal debe tener tres preguntas:

• ¿Qué se movió desde la última semana?
• ¿Qué lo movió: precio, volumen, merma, mezcla o turnos?
• ¿Qué acción probamos antes de la próxima medición?

Calcula tu prime cost

Si quieres pasar de la teoría a tus números, usa la calculadora de prime cost. Introduce ventas, compras, inventario y personal; te devuelve el porcentaje, la brecha y el impacto anual.

Para una lectura completa, combínala con el Diagnóstico 360 y con la calculadora de precio de menú. El prime cost te dice dónde estás; las otras dos te ayudan a decidir qué mover.

Preguntas frecuentes

¿El prime cost incluye alquiler?

No. El prime cost incluye comida y personal. El alquiler y los demás costos fijos se miran después, al calcular el punto de equilibrio y el EBITDA.

¿Debo incluir los descuentos?

Los descuentos reducen las ventas netas. Si los incluyes en el denominador, el prime cost sube y refleja mejor el impacto real. Lo importante es ser consistente mes a mes.

¿Cada cuánto se calcula?

Cada semana si tienes datos confiables; como mínimo, una vez al mes. La comparación semanal ayuda a detectar desvíos antes de que se conviertan en un problema de caja.

¿Qué hago si mi prime cost es 70%?

No recortes todo a la vez. Separa comida y personal, revisa los platos que más venden y los turnos con más horas. Elige una palanca con impacto económico y mide en 30 días.